Çağımızda birey merkezli yönetim anlayışı artık geçerliliğini yitirdi ve ekip anlayışlı yönetim düşüncesi yaygınlık kazandı. Bu anlayıştan hareketle toplantı yönetimi katılımcı bir yönetim olarak tarif edilmeli. Bu, yöneticinin karar alınırken ve uygularken ekibiyle hareket etmesi ve başarıyı da başarısızlığı ekibiyle paylaşması anlamına gelir.

 

         Toplantı grup üyelerinin yaratıcılığına gereksinim duyulduğu için yapılmalıdır.

 

Söyleyeceğin konuyu iyi kavra; kelimeler arkadan gelecektir.                                                         Marcus Porciu Catou

 

 

 

 

 

Toplantı İki Kategoride Ele Alınmalıdır:

    1.Bilgi verici toplantı
    2. Sorun çözücü toplantı

·           Sorunu tanımlama

·           Çözüm üretme

·           Değerlendirme ve karar verme

·           Kararı uygulama

·           Sonuçları değerlendirme

·           Düzenli programlanmış yönetim toplantıları

 

Toplantılarla Karar Vermenin Yararları

1. İnsanlar, toplantılarda kendilerini bir grup olarak hissediyor ve birlikte karar vermeleri sorumluluklarını artırıyor.
2. Toplantı iyi bir iletişim ve yaratıcılık aracıdır. İnsan kalitesi, iletişiminin kalitesiyle eşdeğer olarak kabul edilmektedir. Yaratıcılık, yeni düşüncelerin doğmasını sağlaması açısından önemlidir.
3. Etkili ve yenilikçi kurumlar toplantılarla sağladıkları iletişimle etkinliklerini arttırarak “doğru işi yapma” eylemine yönelir.
4. Toplantılar kurumda, kişiler arası iletişim ve yönetsel iletişimi sağlayarak verimliliği ve etkililiği artırır.
5. Toplantılar kurumlarda takım ruhunun oluşmasında önemli rol oynar.
6. Katılımcılar birbirini etkiler; tecrübelerini, sorunlarını ve başarılarını paylaşır.
7. Toplantılarda gündeme alınan konularla kurumun hedefleri belirlenir.
8. Toplantılar kurum üyelerinin işbirliğini ve anlaşmalarını sağlayabilir.              

 

Toplantının Hedefini Belirleme

Toplantı yapılmadan önce üzerinde düşünülmesi gereken sorular:

Ø Bu toplantı ile neyi amaçlıyorum?
Ø Niçin toplantı yapıyorum?
Ø Hangi sorunlara, hedeflere ve amaçlara değinmek istiyorum?
Ø Amaçlarıma ulaşmak için hangi yolu izlemeliyim?
Ø Sorunlarımı nasıl çözebilirim?
Ø Toplantı yapmazsam ne olur?
Ø Belirlenen hedefleri başka bir yolla elde edebilir miyim?
Ø Zaman kaybını en aza nasıl indirebilirim?

 

 

Toplantı Nedenleri

 

Þ Bilgi alışverişi
Þ Birlikte karar verme
Þ Problem çözme
Þ Çatışmaları uzlaştırma
Þ Zorlamak
Þ Hukuk kararıyla anlaşmak
Þ Müzakere ve arabuluculuk
Þ Duyguları açığa çıkarma
Þ Tarafları uzlaştırma

 

 

 

 

 

 

Toplantının Planlanması

 

“Plansız toplantı yönetimi plansız bina yapmaya benzer”

 

Toplantı planlamacısının toplantıya hazırlık olarak yapacakları:

• Toplantıda baştan sona kadar neler olabileceğini, katılımcıların tutumlarını, tartışmalardan etkilenmelerinin nasıl olacağını önceden tahmin etmelidir.
• Toplantının amacını, başlangıç fikrini, toplantıdan neler beklendiğini ve toplantı konularını belirlemelidir.
• Gündemi yazmalı, her konu parçası için ayrılan zamanı belirlemeli, kimin nereye oturacağını düzenlemeli ve toplantı salonunun seçimini yapmalıdır.

 

 

 

 

 

Özetlemek gerekirse:

 

 

1.       Gündemi önceden belirlenmeli.

2.      Geçerli özrü olanlar hariç herkes katılmalı.

3.       Toplantı zamanında başlamalı.

4.      Tutanak için birini görevlendirilmeli.

5.       Gündem maddelerini gözden geçirmeli onay alınmalı, gerekirse ek yapılmalı.

6.      Her gündem maddesine belli bir zaman ayırmalı.

7.       Gündeme bağlı kalmalı.

8.      Her gündem maddesine ayrılan zaman dilimine bağlı kalınmalı.

9.      Kesintilere, sebepsiz giriş çıkışlara izin vermemeli.

10.   Katılımcıların olumlu olmalarını sağlamalı.

11.   Sonunda toplantı özetlenmeli ve görev dağılımı yapılmalı.